پروتکلهای استاندارد (زبانی که یک نرمافزار با اجزاء خود ارتباط برقرار میکند و صحبت میکند) تضمین کنندهی قابلیت تغییر و ارتباط با سایر سامانهها هستند. هرچه بیشتر یک سامانه از روشهای استاندارد استفاده کند، نرمافزار بهتری محسوب میشود.
از ویژگیهای استاندارد بودن
1. تمامیت و یکپارچگی (integrity)
موجب میشود تا کل سامانههای سازمان شما به یک شکل دیده شوند. مثال متدوالی که برای تمامیت گفته میشود روش ورود (Login) و هویت سنجی کاربر است. فرض کنید سامانههای شما از روش استانداردی برای ورود استفاده نکند، در نتیجه مدیر برای ورود به سامانهی انبار و دیدن گزارشها، به یک نام کاربری و کلید سخت افزاری یا کلمهی عبور، برای ورود به سامانهی مدیریت اسناد و دیدن اسناد به یک نام کاربر جدید و برای دیدن اطلاعات کارمندان در سامانهی حقوق و دستمزد به نام کاربری دیگری نیاز دارد. حالت بدتر این است که اگر کارمندی از سازمان خارج شود، گاه برای حذف دسترسی های آن کاربر که ممکن است در چند قسمت کار میکرده، بسیار مشکل باشد یا به دقت زیادی نیاز داشته باشد. در صورت نبود تمامیت در سامانهی ورود تغییر کلیدسخت افزاری (قسمت امنیت را بخوانید) یا کلمهی عبور و به خاطر سپردن همهی آنها مشکل خواهد بود.
2. نگهداری، انتقال، تغییر و توسعهی سامانهی سازمان
استانداردها به صورت رسمی تدریس میشوند، و همیشه کسانی وجود دارند که استانداردها را فرا گرفتهاند و استفاده نیز کردهاند، لذا سازمان شما، هرگز در یافتن این شرکتها مشکلی نخواهد داشت. مدیران سازمانها در مورد قابل توسعه بودن سیستمهایشان نگرانی دارند. سیستمهای غیر منعطف با هر تغییر اساسی یا توسعهی کمی و کیفی، از بین میروند و یا دیگر قابل استفاده نیستند. یک مدیر، زمانی به یک سیستم اعتماد میکند که علاوه بر داشتن ویژگیهای فنی و استاندارد، قابلیت انعطاف در مقابل تغییرات و توسعه را نیز داشته باشد.
3. ارتباط فراسازمانی
امکان ارتباط با سازمانهای خارج از سازمان شما را فراهم میکند. فرض کنید که میخواهید ابلاغیه یا گزارش مهمی را به سازمان دیگری بفرستید. و آن سازمان از سامانههای شرکتهای دیگری استفاده میکند. در صورتی که سامانههای سازمان شما و سازمان مقصد اصول استاندارد لازم را رعایت کرده باشند این کار به راحتی میسر خواهد بود- بدون اینکه کاربران شما کوچکترین آشنایی با پیچیدگیهای این سامانهها داشته باشند. توجه داشته باشید که سامانهی سازمان مقصد هرچقدر هم که از لحاظ امنیتی مشکل داشته باشد به هیچ عنوان نمیتواند صدمهای به سامانهی شما بزند یا امنیت آنرا به خطر بیاندازد. در طراحی این استانداردها تمامی این موارد دیده شده است.
4. مشکلات نرمافزاری کمتر
بسیاری از بخشهای سامانهها (مانند سامانهی ورود) قبلا توسط شرکتهای بزرگ دنیا تولید، تست و رفع اشکال شدهاند. مشکلات امنیتی آنها از میان رفته و در تمام دنیا در حال استفاده هستند. در صورتی که سامانهها از روشهای استاندارد استفاده کنند، میتوانند از این ابزار زیر بنایی استفاده کرده تا درآن موارد به مشکل برنخورند.
5. عدم اجبار تهیهی کل سامانهها اداری از یک شرکت خاص
استاندارد بودن شما را از وابستگی به یک شرکت خاص رها میکند، دیگر نیاز ندارید برای افزون یک سامانهی جدید یا تغییر یک سامانه، منتظر محصول جدید یک شرکت باشید، و در هر زمان اختیار جایگزینی یک سامانه یا افزودن یک سامانه را دارید. ممکن است یک شرکت سامانهی انبارداری خوبی داشته باشد ولی سامانهی پرسنلی خوبی نداشته باشند. در اینصورت شما میتوانید مطابق با نیاز خود و کارایی که از سیستم انتظار دارید، سامانههای مورد نظر خود را از شرکتهای متفاوتی تهیه کنید.
از استانداردهای روز
1. استفاده از سرویس پایگاهدادهی استاندارد (SQL Sever و (ORACLE
لزوم استفاده از سرویسهای پایگاهدادهای رایج به قدری نهادینه شده است که به ندرت میتوان سامانهای را شناخت که از این سرویسها برای پایگاهدادهی خود استفاده نکرده باشد. مدتهاست که دیگر هیچ سازمانی، سامانهای را که پایگاهدادهی آن یک پایگاه دادهی رایج نباشد به عنوان سامانهی خود برنمیگزیند. مزیتهای استفاده از سرویسهای پایگاهدادهای رایج، به قدری زیاد هستند که در اینجا از اشاره به آن پرهیز میکنیم.
2. استفاده از سامانههای استاندارد ورود به سیستم (Login) مانند Active Directory Services
اکتیو دایرکتوری سرویسی است که با ویندوز 2000 توسط شرکت مایکروسافت پا به عرصهی فناوری گذاشته است. این سرویس قابلیت نگهداری اطلاعات اشخاص را دارد و وظیفهی اصلی آن هویت سنجی و اجازهی ورود کاربران به سامانه است. این سرویس قابلیت نگهداری میلیونها کاربر را دارد و اطلاعات کاربران را به صورت محافظت شدهای در دل خود نگهداری میکند. این سرویس به قدری میتواند توسعه یابد که حتی اجازهی تعریف حق دسترسی کاربرانی که در سازمان دیگری تعریف شدهاند را به شما میدهد. برای مثال فرض کنید که میخواهید مدیر ارشد سازمان دیگر، یک سری از اطلاعات سازمان شما را ببیند. برای این کار دو راه وجود دارد.
روش اول: یک نام کاربری جدید و کلید مخصوص برای وی درست کنید.
روش دوم: با راه اندازی سرویس فدرال اکتیودایرکتوری اجازهی دسترسی همان مدیر را با نام کاربری که وی در سازمان خود استفاده میکند، در سازمان خود مشخص کنید. توجه داشته باشید که در این صورت شما نیازی به دانشتن کلید سختافزاری یا کلمهی عبور وی نخواهید بود.
در روش اول مدیر ارشد سازمان ذکر شده ناچار به مدیریت نام کاربری مختلف و کلیدهای مختلف در سازمانهای مختلف خواهد شد. تکنولوژی امروز به سمتی حرکت میکند که کاربران فقط با یک نام کاربری شناخته شوند و به آن Single Sign-On گفته میشود. اکتیودایرتوری در صورت نیاز این امکان را برای شما فراهم میکند. استفاده از سامانههای استاندارد ورود به سیستم و هویت سنجی، یک ویژگی مهم در طراحی نرمافزارهای امروز است.
اگر شما مدیر یک سازمان بزرگ باشید ولی هنوز زیر سازمانهای شما از یک سامانهی کنترل ورود استفاده نکنند، کافی است که سامانههای کنترل ورود آنها از این استاندارد استفاده کرده باشند. در این حالت میتوانید فقط با نام کاربری خود به اطلاعاتی که در آن سازمانها به شما دسترسی داده شده است، دسترسی پیدا کنید، بدون اینکه کسی حتی مدیران شبکه از کلمهی عبور شما مطلع شوند.
3. امکان استخراج و وارد کردن اطلاعات به فرمتهای استاندارد مانند XML و Excel
نرمافزارهایی مانند excel امکانات بسیاری را برای پردازش اطلاعات در اختیار کاربر قرار میدهند که بسیار انعطاف پذیر هستند. اگر سامانهای که در دست دارید امکان استخراج دادهها را بصورت فایلهای استانداردی همچون Excel را داشته باشند، بسیاری از نیازهای شما را که در سامانه دیده نشده است را برآورده میکند. برای مثال فرض کنید میخواهید نمودار خاص یا گزارش خاصی از اسناد تولید شده مانند ابلاغیهها در بازهی مشخصی از زمان داشته باشید، اگر سامانهی اسناد شما این گزارش را به نحوی که شما انتظار دارید تولید نکند، میتوانید از آن بازهی زمانی خروجی excel گرفته و در محیط excel گزارش مورد نیاز خود را بسازید.
4. پشتیبانی از RSS
RSS یک نوع محتوا است که به صورت xml ارائه میشود. از این XML برای ارتباط یک سامانه با سایر نرمافزارها میتوان استفاده کرد. مثلا یک سامانه میتواند از آخرین نمرات کارنامهی یک دانشجو در یک سامانهی دیگر مطلع شود. لازم نیست که این محتوا به صورت خبرنامه در اختیار عموم قرار بگیرند.
5. استفاده از فایلهای استاندارد در کل سیستم مانند word, excel, pdf
قالب اسنادی که در سازمانها تولید میشوند، توسط نرمافزارهای متداول ساخته میشود. در سامانههای مدیریت اسناد لازم است این فایلها شناخته شوند. منظور از شناختن این نیست که سامانه آن فایل را به عنوان یک فایل قبول کند، بلکه باید بتوان محتوای آن را بفهمد تا بتواند در آن جستجو کند و یا عنوان سند را از درون سند استخراج کند و به کاربر نشان دهد.
6. استفاده از پروتکلhttp و قابلیت توسعه بر روی وب
سامانههای استاندارد نوین همگی بر روی پروتکل http ساخته میشوند تا در صورت نیاز بتوان آن را بر روی بستر اینترنت توسعه داد. در صورت عدم نیاز به توسعهی سامانه بر روی اینترنت، سامانه روی شبکهی محلی سازمان (اینترانت) نصب میشود. برای نمونه یکی از صدها ویژگی این استاندارد این است اگر سامانهای از این پروتکل استفاده کند، با استفاده از https میتوان امنیت کانال ارتباطی بین سامانهها و کاربران را تضمین کرد.
7. استفاده از وب سرویس (Web Service)
نرمافزارهای قدیم، توابعی را برای مصارف خیلی حرفهای و خاص در اختیار کاربران قرار میدادند. این توابع فقط بر روی همان کامپیوتری که سامانه نصب بود قابل استفاده بودند. نرمافزارهای نوین از مفهوم دیگری به نام وب سرویس استفاده میکنند که ساختار آن در دنیا استاندارد شده و از طریق پروتکل شبکه قابل فراخوانی هستند. این ویژگی، موجب سهولت توسعهی سامانه میشود.
8. رمزنگاری استاندارد مانند AES و فایلهای رمز شدهی استاندارد
در صورتی که سامانه فایلی را استخراج کند و آن را رمز کند، این رمزنگاری باید استاندارد باشد. استفاده از روشهای خودساخته، به بهانهی امنیت بالاتر، به هیچ عنوان جایز نیست و در دنیا مردود شناخته میشود. در حال حاضر رایجترین روش استاندارد رمزنگاری AES است. فایل رمز شده باید به گونهای از روش رمزنگاری استفاده کند که هر کاربری در صورت دانستن کلید رمز بتواند با یک نرمافزار رایج مانند winzip آن را باز کند.
9. قابلیت اتصال به BPMها (business process management)
BPMها سامانههایی هستند که لایهی منطق و قوانین نرمافزارهایی را که با استاندارد خاصی نوشته شده باشند را به هم متصل میکنند. برای مثال فرض کنید یک سامانهی انبارداری از یک شرک تهیه کردهاید ولی بخش دیگری از سازمان شما سامانهی فروش را از شرکت دیگری تهیه کرده است. همچنین تصمیم به تعویض سامانهی مدیریت اسناد نیز گرفتهاید. حال میخواهید قبل از فروش محصول، موجودی انبار چک شود، از انبار کم شود و اسناد تحویل گیرنده تولید شود و در ضمن یک کابر ساده میخواهد این کار را انجام دهد. اگر این سه سامانه قابل اتصال به سامانههای BPM باشند، با سفارش آن به شرکتی که مسلط به این BPM هستند (مانند سامانهی Biztalk Server) میتوانید با سرعت باورنکردنی به خواستهی خود برسید بدون اینکه نیاز به تماس با سه شرکت تولید سامانههای انبارداری، حسابداری و مدیریت اسناد داشته باشید. این مقصود فقط در صورتی امکانپذیر است که سامانههای گفته شده اصول طراحی نوین را رعایت کرده باشند و نرمافزارها قابلیت اتصال به BPM را داشته باشد.