مستندسازی رکن اصلی مدیریت و نظم دهی هر سازمان بشری است که بدون آن ادامهی کار سازمان نه تنها سخت بلکه غیر ممکن است. سند، اثر ثبت شدهی تفکر است که میتواند به هر صورتی از تصویر و صدا باشد. به صورت کاربردی، امروز در هر سازمانی، نامه، ابلاغیه، قوانین، دستور کار، مشخصات کارمندان و هزاران سند دیگر را میبیند که در کل یا بخشی از سازمان در گردش هستند.