برای اینکه نامه یا ابلاغیهای به دست گروهی در سازمان برسد، آن را امضا یا مهر میکنند و به دبیرخانهی بخش خود تحویل میدهند و شمارهای که از دبیرخانه دریافت میکنند برای ارجاع و پیگیری نزد خود نگاه میدارند. دبیرخانه، آن شماره را با تاریخ تحویل و اطلاعات شخص ارسال کننده و دریافت کننده ثبت میکند و وظیفه دارد نامه را به مقصد برساند. اگر نامه مستقیم به گیرنده برسد رسید آن گرفته میشود و در غیر اینصورت به دبیرخانهی دیگری داده میشود و شمارهای که از دبیرخانهی جدید گرفته میشود، به عنوان شخص تحویل گیرنده نگاهداری میشود و از آن پس دبیرخانهی تحویل گیرنده مسوول رساندن نامه به گیرنده است. این یک نمونهی ساده از روند مدیریت سنتی سند در سازمان است. مدیریت سنتی سند معمولا فراتر از نمونهای است که گفته شد و میتوان به مواردی مانند گرفتن کپی از سند، گرفتن رسید و پاسخِ نامه، اعلان رسید و پاسخ به فرستنده، مدیریت سندهای محرمانه و غیره اشاره کرد.
علم مدیریت سنتی اسناد در پی آن است که این اهداف را سریعتر و بهینهتر انجام دهد. در صورت از بین رفتن سند آن را بازیافت کند و مسئول آن را شناسایی کند. خوشبختانه مجریانِ علوم دبیرخانه با استفاده از کامپیوتر، شبکه و نرمافزارهای دبیرخانه توانستهاند تا حد مطلوبی به نیاز سازمان پاسخ دهند.