توجه داشته باشید که منظور از مدیریت سنتی اسناد، فقط فرآیندهای غیر کامپیوتری و دستی نیستند. علوم دبیرخانهای و بایگانی، چه با دست انجام شوند و چه از طریق کامپیوتر بر طبق اصول یکسانی ساخته شدهاند. مدیریت سنتی اسناد از پایه، دید محدودی نسبت به مدیریت سند دارد. اگر کلا اموری را که مدیریت سنتی اسناد به آن بیتوجه است در نظر نگیریم و فقط به مسائلی که در علم مدیریت سنتی اسناد تعریف شده بپردازیم، باز هم مشکلاتی وجود دارد که مدیریت سنتی اسناد، توانایی رفع آن را ندارد. برخی از این مشکلات عبارتند از:
1. فقط اسناد بین بخشی را کنترل میکند
این مدیریت، نظارتی به اسنادی که درون یک بخش در چرخش هستند ندارد، و معمولا نامهای که به دبیرخانه تحویل داده میشود، نامه رسمی تلقی میشود. اسناد درون بخشی، باید توسط افراد خود آن بخش نگهداری شود. مثلا در برخی دانشگاهها مقالات دانشجویان هرگز به بایگانی داده نمیشوند.
2. مشکلات نگهداری اسناد کاغذی
گرفتن فضا، زمان ارسال، نیاز به کپی برای گروه و مشکلات بایگانی اسناد کاغذی، زمان بازیابی از بایگانی از جمله مشکلات کار با کاغذ است. از آن گذشته جستجو فقط بر اساس کلمات کلیدی تعریف شده روی سند میسر است و امکان جستجو بر اساس محتوای اسناد نیز وجود ندارد.
3. مهر و امضا
مهر و امضا، هرچقدر هم که مشکل باشند قابل جعل هستند، مخصوصا کارکنان عادی ممکن است نتوانند امضای جعلی را از واقعی تشخیص دهند. (بخش امنیت را بخوانید.)
4. امنیت
هنگامی که به یک نامه مهر محرمانه بخورد، برای فرستادن آن از یک بخش به بخش دیگر باید موارد امنیتی را رعایت کرد، و حتی اگر شخص نامهبر نیز کاملا مورد اعتماد باشد یا ممکن است در طول مسیر نامه از وی ربوده شود. (بخش امنیت را بخوانید.)
5. امکان گم شدن نامه
اگر سندی امنیتی نباشد، امکان گم شدن سند وجود دارد. مدیریت سنتی اسناد فقط قادر به یافتن مسوول گم شدن نامه است ولی در نهایت اگر نامهای گم شود، ممکن است هرگز پیدا نشود و از بین رفته باشد. لذا باید دوباره ارسال شود.
6. وجود واسط دبیرخانه
وجود خود سیستم دبیرخانه و بایگانی یک بار اضافی بر روی هر بخش سازمان است.