شاید فکر کنید اگر سامانهای بتواند به خوبی فرایندهای تعریف شده در مدیریت نوین اسناد را انجام دهد، سامانهی خوبی است! ولی عجله نکنید، دنیا به آخر نرسیده است. علم در حال توسعه است و شامل حال علم مدیریت اسناد نیز خواهد شد. فرض کنید در حال حاضر دارای یک سامانهی مکانیزهی مدیریت سنتی اسناد در سازمان خود هستید یا دارای سامانهای هستید که به هر دلیل میخواهید آنرا تغییر دهید. دلایل تغییر در سامانهی فعلی، میتوانند عواملی همچون عدم پشتیبانی از طرف شرکت تولید کننده، راضی نبودن از کارکرد سامانهی فعلی، تغییر نیازهای سازمان، نیاز به سامانهی قویتر، سازگار نبودن با سایر سامانههای سازمان و دهها دلیل دیگر باشد. در هر صورت، انتقال اطلاعات از یک سامانه به سامانهی دیگر فکری وحشت آور است و ممکن است مشکلات بسیاری را به وجود بیاورد. به عنوان مثال اینکه برای انتقال اسناد و دادهها به سامانهی جدید، به کدام شرکت رجوع میکنید؟ شرکت تولید کنندهی سامانهی جدید یا قدیم یا شرکت ثالت؟ چه هزینهای باید متقبل شوید؟ چه زمانی صرف خواهد شد؟ آیا این کار اصلا ممکن است؟ آیا شرکت تولید کننده سامانهی قدیم، همکاری لازم را در ارائهی مستندات مورد نیاز برای انتقال خواهد داد؟
این مشکلات فقط در ایران یا سازمان شما وجود ندارند. طراحان حرفهای نرمافزار، معمولا تا حدی آیندهی سازمان را در نظر میگیرند، این آینده نگری، پیشتیبانی و تاریخ مصرف نرمافزار را بالا میبرد ولی این آیندهنگری کافی نیست! در مهندسی نرمافزار ثابت شده است که نرمافزار هر چه قوی باشد باز هم تاریخ مصرف دارد لذا طراحان نرمافزار دیگر فقط به آیندهنگری و پیدا کردن نیازهای آیندهی سازمان اکتفا نمیکنند بلکه برای نرمافزار را برای تغییر آماده میکننده. اما چه نرمافزای آماده تغییر و انتقال است؟
شاید فکر کنید گرفتن مستندات و سورس برنامه امکان تغییر یا انتقال برنامه را ممکن میسازد ولی این امر در عمل بسیار هزینهبر و در برخی موارد غیر ممکن است. در بیشتر موارد اگر نرمافزار از ابتدا با تکنولوژی روز، طراحی و نوشته شود کمهزینهتر است. در اکثر موارد سازمان مجبور است، جهت ورود اطلاعات به نرم افزار جدید، هزینهی گزافی را متفبل شود یا شاید فکر کنید اگر نرمافزارها از موتورهای پایگاهدادههای رایج (مانند SQL Sever و (ORACLE استفاده کند، امکان انتقال تضمین شده است. البته این مورد، یک مورد ضرروی تلقی میشود نه یک ویژگی. ولی هر نرافزاری، طراحی خاص و پیچیدهی خود را در پایگاه داده پیاده میکند. لایهی منطق پیچیدهی برنامه (Business Layer) در پایگاه داده نیست.