سامانهی مدیریت اسناد بستری است که نسبت به نیاز سازمان سفارشی میشود. در این قسمت دو گونه از این کاربردها به عنوان مثال آمده است.
سناریوی ایجاد یک بخشنامه
سناریو برای رسیدگی به درخواست ارباب رجوع
سناریو برای رسیدگی به درخواست ارباب رجوع
از اهداف مهم مکانیزه کردن سیستمها در سازمانها، حذف مشکلات استفاده از کاغذ است. مشکلاتی از قبیل نیاز به ارسال از طریق پست، نیاز به تکثیر، مشکلات بایگانی، به جواب نرسیدن ارباب رجوج به دلیل از بین رفتن سند یا گم شدن آن در حجم بالای اسناد، این نیاز را چند برابر افزایش داده است.
درخواست ارباب رجوع در یک نامه، به سازمان تحویل داده میشود. جهت وارد کردن این نامه به سیستم مکانیزه، یک اسکن از آن تهیه میشود. اگر این درخواست مستقیما توسط اربابرجوع به سیستم تحویل داده نشود و از طریق پست الکترونیکی ارسال شود، دیگر نیازی به اسکن نیست. سپس نامه در بخش اسناد سیستم بارگذاری یا (upload) میشود و یک شناسه به آن تعلق میگیرد. شناسهی تولید شده جهت پیگیری به ارباب رجوع اعلام میشود. در واقع نامهی این فرد توسط این شناسه قابل جستجو است.
پس از بارگذاری سند نامه، نام سند، نوع سند که در این مثال نوع word را در نظر گرفتیم، زمان اعمال آخرین تغییر روی سند و نام شخص تغییر دهنده، شناسهی نامه قابل رویت است و این سند برای افرادی که قبلا مجوز دسترسی به این سند، برای آنها تعریف شده است، قابل دیدن و بررسی است.
در صورت وجود چندین نامه، میتوان به راحتی آنها را سازماندهی کرد. بدینترتیب که میتوان نامههایی که در یک موضوع مشترک یا مربوط به یک ارباب رجوع است، را در پوشههایی جداگانه دستهبندی کرد.
پس از بررسی درخواست اربابرجوع در قالب نامه و اعمال تغییرات توسط افراد دارای مجوز دسترسی به این نامه، و پیگیری و انجام کارهای لازم، اتمام کار روی این نامه به کاربر از طریق پست الکترونیکی یا ارسال پیامک، انجام خواهد شد. و نسخهای از آن در سامانه بایگانی میشود.
سناریوی ایجاد یک بخشنامه
امكان مديريت بر گردش مستندات و مكتوبات از جمله نامههاي اداري، پيشنويسها، مستندات اداري و تعاملات شخصي، از مسائل مهم در یک سازمان است. به عنوان مثال به بررسی روند تولید یک بخشنامه و گردش آن در یک سازمان میپردازیم.
برای ایجاد یک بخشنامه در قسمت اسناد، یک سند (مثلا از نوع word) ایجاد میکنیم. پس از ایجاد سند بخشنامه، نام سند، نوع سند که در این مثال نوع word را در نظر گرفتیم، زمان اعمال آخرین تغییر روی سند و نام شخص تغییر دهنده قابل رویت است و این سند برای افرادی که قبلا مجوز دسترسی به این سند برای آنها تعریف شده است، قابل دیدن و تغییر است. در صورت وجود چندین بخشنامه میتوان به راحتی آنها را سازماندهی کرد. بدینترتیب که میتوان بخشنامههایی با یک موضوع مشترک را در پوشههایی دستهبندی کرد.
نکته: مدیر سیستم میتواند یک الگوی خاص برای اسناد را تعریف کند و در اختیار کاربران قرار دهد تا کلیهی اسناد بصورت کاملا یکپارچه در کل سیستم تولید شوند.
نکته: مدیر سیستم مجوز دسترسی برای تغییر این سند، یا صرفا خواندن این سند را به افراد میدهد. همچنین مدیر سیستم میتواند امکان یا عدم امکان نگارشبندی، و نحوهی ایجاد نگارش برای اسناد را ایجاد کند تا در صورت لزوم یا از بین رفتن احتمالی سند آن را بازیابی کند.
|
 |
اگر بخشنامه توسط شخصی در حال تغییر باشد، شخص دیگر، تا زمانیکه کار نفر قبل به اتمام نرسیده باشد، امکان تغییر در آن بخشنامه را ندارد و باید منتظر بماند. میتوان پس از اعمال تغییر در بخشنامهی مذکور، به افرادی که مجوز دسترسی به این سند برای آنها تعریف شده، یک پیام از طریق پست الکترونیکی یا پیامک فرستاد تا از اعمال تغییرات جدید آگاه شوند و در صورت لزوم اقدام به انجام تغییراتی که مد نظر آنها است، نمایند.
نکته: مدیریت فایلهای در حال تغییر توسط افراد به عهدهی مدیر تعریف شده برای آن سند یا بخش است و در نهایت مدیر آن را نهایی کرده و در اختیار افراد قرار میدهد.
توجه شود که این بخشنامه از ابتدای تولید تا مرحلهی نهایی توسط سیستم نگهداری میشود و در هر زمان امکان دسترسی به آن توسط افراد دارای مجوز امکان پذیر است بدین ترتیب گم شدن سند یا از بین رفتن آن، مفهومی ندارد.
نکته: پس از ایجاد یک سند، مدیر سیستم میتواند آن را حذف کند و با حذف سند، کلیهی اسناد زیر مجموعهی آن نیز حذف میشود و به قسمت بازیافت سیستم میروند. در صورت حذف اشتباه یک سند نیز، مدیر سیستم امکان بازیابی آن را دارد.
| |
|
|